martes, 1 de abril de 2014
sábado, 29 de marzo de 2014
Estructura del Sistema de Información Contable Galac en las Pymes
El Software Galac se maneja por módulos, y en este punto se está abordando el programa que maneja la parte contable la cual provee la información financiera, en tal sentido este modulo está estructurado por:
1
Entrada.
Es el proceso mediante el cual el
Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la
información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos.
Entrada
al programa: Después
de instalar el programa creó automáticamente un acceso directo del programa
llamado Contabilidad, para ejecutar el programa haga doble clic.
A continuación obtendrá la pantalla
de presentación del programa. Haga clic en el botón de continuar para entrar al
programa.
El programa le solicitará el Nombre del
usuario y la Clave, coloque como nombre la palabra JEFE y como clave JEFE, si
usted no ha creado su clave de seguridad.
Este término hace referencia a la presentación en pantalla de,
los submenús correspondientes al menú en el que usted se encuentre posicionado
Crear compañías:
El primer paso para
comenzar a trabajar con el programa “Contabilidad” es crear una empresa, para
ello una vez que haya ingresado al programa vaya al menú Compañía y seleccione
la opción Insertar y complete los datos que se piden a continuación, como se
muestra en la siguiente imagen.
Datos Contables.
Código de compañía: el programa sugiere un
código para identificar la compañía. Usted puede modificarlo en caso de ser
diferente al que utiliza.
Nombre: introduzca la razón social (nombre) de
la compañía. El programa permite un máximo de 50 caracteres.
N.Rif: indique el número de RIF. No debe incluir
ni puntos ni guiones.
N.Nit: indique el número de RIF. No debe
incluir ni puntos ni guiones.
Tipo de Contribuyente: escoja entre Persona
Natural o Jurídica.
Indique con el ratón haciendo <Clic> en el recuadro si:
Usa costo de ventas
Usa Módulo de Activos Fijos
Usa Auxiliares
Usa Centros de Costos
Pestaña Datos Generales
Indique los datos
generales que se indican en pantalla.
Dirección, Ciudad,
Teléfonos, Estado, Zona Postal.
Una vez ingresados estos datos Haga clic en el botón Grabar,
inmediatamente le serán solicitados los datos del primer período de la empresa.
Estos datos darán la configuración necesaria para comenzar a trabajar con la
empresa, haga clic en el botón aceptar, como lo muestra la figura a
continuación.
En la pantalla a
continuación indique los datos correspondientes a:
Fecha
de Apertura del ejercicio - Período corto - Fecha de Cierre - Tipo de
numeración de comprobantes contables.
En las pestañas
inferiores podrá completar la información correspondiente a:
Datos Generales: Catálogo
de cuentas contables (Utilizar alguno de los definidos por el programa o
utilizar el propio) - Nivel para asientos - Nivel para impresión. Cierres de mes. Niveles de Cuentas. Cuentas de Informes. Figura
· Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio. Además indique en el
recuadro si el primer período es un período corto (es decir, que su duración es
menor a 12 meses).
· Fecha de cierre: este campo será asignado automáticamente por el programa después
de que usted indique la fecha del ejercicio contable de la compañía.
· Tipo de numeración: este campo se refiere a la forma en que usted numera los
comprobantes contables de la compañía. El programa trae tres posibles tipos de
numeración de comprobantes:
· Tipo-Mes-Número: en esta opción el sistema le permite clasificar u organizar los
comprobantes contables por Tipo Comprobante, mes en que se registra y un número
sugerido por el sistema. Los tipos de comprobantes pueden ser definidos por el
usuario (Ver Personalización del Programa).
· Número Consecutivo: todos los comprobantes, sin importar el mes de registro serán
enumerados consecutivamente, iniciándose con el número 1 en cualquier período
contable.
·Mes-Número Consecutivo: es parecido al punto anterior, con la salvedad que los
comprobantes son clasificados por mes y un número consecutivo.
Pestaña Datos Generales
Desea copiar el catálogo
de una compañía ya existente: indique marcando en el recuadro si usted quiere
utilizar el catálogo de otra compañía registrada previamente en el programa. En
caso contrario usted deberá crear un catálogo de cuentas propio.
Si usted marcó esta
opción entonces debe escoger la compañía de la cual copiará el catálogo.
Escriba el nombre de la empresa o * y haga <Clic> en buscar para obtener
la lista de empresas. Seleccione la deseada con Doble <Clic>
Cuentas con cero a la
derecha: active esta opción, si desea utilizar en la codificación del catálogo
contable ceros a la derecha. Esta forma de trabajar es usualmente utilizada en
la administración pública.
Primer nivel para
asientos: si indicó que no utilizará catálogo por defecto, indique después de
incluir la estructura, el primer nivel que desea se defina para tener asientos
o movimientos asociados.
Nivel para impresión: indique el primer nivel de detalle que se
utilizará para la impresión de los informes.
Nota: Tiene que haber
definido los niveles de las cuentas antes de escoger estas dos últimas
opciones.
Pestaña Cierre de Mes
Si usted indicó que
utiliza cierres mensuales, tendrá la posibilidad de no permitir ingresar,
modificar o eliminar comprobantes en un mes ya cerrado. Valide las fechas
asignadas por el programa.
Una vez ingresados todos
los datos Haga Clic en el botón Grabar, para guardar toda la información
recientemente ingresada.
Pestaña Niveles de Cuentas
Si usted desea crear un
catálogo de cuentas propio debe indicar previamente que no utilizará catálogo
por defecto y posteriormente incluir la estructura del catálogo de cuentas que
desea utilizar, para que el programa de WinCont conozca la codificación para
las distintas cuentas con las cuales trabajará, de la precisión de la
codificación dependerá la precisión del código contable.
Es conveniente que, antes de continuar, usted revise la
estructura de los catálogos de cuentas contables pre-definidos por el programa.
Especificar los niveles
de cuenta contable significa indicar la estructura del código de cuentas que
usted desea crear. La estructura de cuentas más simple suele dividir el código
de cuentas en 4 niveles: Tipo, Mayor, Sub-Mayor y Auxiliar.
Procesamiento
Es la capacidad del
Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
Insertar Cuentas Contables
Para ingresar
cuentas en su catálogo, desde el <Menú Principal> seleccione el menú
Cuenta --> Insertar, el programa le mostrará la siguiente pantalla
Código: escriba el código de la
cuenta. Usted puede ingresar los números utilizando como separador el punto.
Las cuentas contables
deben cargarse en orden jerárquico, es decir, del nivel más general al más
detallado.
Debe
ingresar primero la cuenta 1 (Activo) y después la 1.1 (Activo Circulante),
etc.
Descripción: escriba el nombre de la
cuenta contable.
Naturaleza: seleccione entre Debe y
Haber, para indicar si la naturaleza de la cuenta incluida es deudora o
acreedora. Esta información le permite al programa indicar el signo del saldo
de la cuenta en los informes financieros.
Tiene Sub-cuenta: si la activa es que la
cuenta tiene otro nivel, esto quiere decir, que la cuenta incluida es mayor en
orden jerárquico.
Comprobantes Contables.
Antes de comenzar Los
comprobantes contables permiten registrar las transacciones comerciales de la
empresa, y estos contienen los asientos contables derivados de sus actividades
cotidianas. El programa también maneja el comprobante de apertura, comprobante
de cierre, comprobantes de activo fijo (son los comprobantes que se generan al
adquirir, retirar o depreciar un activo).
Para insertar los comprobantes o asientos diarios, asegúrese de
que esta en el <Menú Principal> (si no está, vaya al módulos Menús Comprobantes/ Cuentas /
Balances / Informes / Período / Cerrar Período) y luego allí acceda al menú
Comprobantes Insertar.
Para cada asiento del
comprobante debe indicar los siguientes datos:
Cuenta: indique la cuenta
contable a utilizar. Puede utilizar los mecanismos de ayuda, como por ejemplo:
al colocar el carácter <*> y presionar <INTRO> el programa le
mostrará todas las cuentas del catálogo contable.
Fecha: si la fecha del
comprobante contable no corresponde con la fecha del asiento usted puede
indicarla.
Referencia.: escriba el número
de referencia para el asiento. Este número será el que soporte al asiento, por
ejemplo, si el asiento corresponde a un crédito a bancos por un cheque, el
número de referencia sería el número del cheque. Este campo puede ser activado
o desactivado por parámetros generales.
Auxiliar: si la cuenta
contable está definida que maneja auxiliares, coloque el código del auxiliar
asociado a la cuenta contable.
C.C.: coloque el signo de
<*> o coloque el código del centro de costo asociado al asiento contable.
Descripción: indique la
descripción del asiento contable. Si usted indicó en los parámetros de
comprobante que la descripción del asiento sea la misma del comprobante
contable el programa se la colocará automáticamente. Si no, coloque la
descripción. (Ver parámetros del sistema)
Debe / Haber: indique el
monto de la línea del asiento, donde corresponda.
Sistema de Administración Contable Gálac
Gálac Software, es una empresa Venezolana fundada desde el año 1991, demostrando experiencia en la concepción, diseño, programación y distribución de Software Financiero y Tributario. Actualmente cuenta con más de 4.500 clientes activos que utilizan sus software Financiero y Tributario, y que son atendidos por su "CALL center".
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1. Es muy fácil de comenzar a
usar: porque permite incorporar los movimientos históricos de las cuentas por
cobrar y por pagar.
2. Facilita el cumplimiento de
sus obligaciones fiscales: porque genera los libros de Compras y Ventas. Además
en la factura usted puede indicarles a sus clientes el monto a retener en el
cumplimiento de la legislación vigente.
3. Rapidez y facilidad de uso:
porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en el
procesamiento de sus datos administrativos.
4. Muy amigable: las pantallas
de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los usuarios la mayor
rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
Entre las ventajas
competitivas y beneficios que reviste esta herramienta se destacan los
siguientes:
1. Ahorro de tiempo y esfuerzo
gracias al manejo sencillo y práctico del Software.
2. El mismo siempre estará
vigente con el marco legal y exigencias de la ley permitiendo la creación de Asignaciones
y Deducciones básicas de ley pre cargadas que le permiten al usuario un rápido
inicio en el sistema.
3. La creación de la Nómina de
Tickets de alimentación y su exportación hacia el sistema de Accord Services
junto al envío de información automática para los pedidos de cestatickets
(Accord)
4. Al igual que permitir
generar la información electrónica para el envío de Nómina, Fideicomiso y
aportes del Ahorro Habitacional al Banco de su preferencia y siempre al día con
los cambios que los bancos requieran para efectuar estos pagos
electrónicamente.
Desarrollo:
Las ideas se plasman en
aplicaciones gracias a un equipo de desarrollo que trabaja con herramientas
propias, las cuales le permiten producir programas con alto grado de solidez y
que puedan ser utilizados por una gran cantidad de usuarios, incluso con baja
preparación en informática.
Distribución:
Una vez desarrolladas las
aplicaciones, se ofrecen a los clientes por los diferentes canales de mercadeo
y a través de una política de comunicaciones que permite a los potenciales
usuarios conocer la oferta de productos y servicios.
Mantenimiento:
Dado el alto volumen de
cambios que se producen en la Administración Tributaria, los programas están
sometidos actualizaciones continuas para garantizar pertinencia y satisfacción
de las necesidades de los usuarios.
Soporte al Usuario:
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Dado el alto volumen de
clientes y aplicaciones instaladas, la empresa mantiene un equipo para brindar
soporte con alta calidad de servicio, el cual se ofrece por diversos medios:
vía telefónica, vía Internet, vía personalizada en las oficinas del cliente y
mediante cursos especializados. Las operaciones de la empresa se caracterizan
por la colocación de programas a pequeñas, medianas y grandes empresas. El
servicio comprende la instalación, el adiestramiento y el soporte a los
usuarios. Desde el inicio de sus operaciones la empresa ha colocado
aproximadamente 20.000 programas en el ámbito nivel nacional, y cuenta con más
de 3.500 clientes activos a nivel nacional
.
Crecimiento como
bandera
Hacer que nuestra
empresa desarrolle a su gente (desde la base del equipo hasta la junta directiva)
en forma sana y permanente tanto en lo personal como en lo profesional, para
que Gálac Software crezca con ellos de forma balanceada y así obtener los
mejores resultados para todos. Permanentemente asumimos nuevos retos para
lograr el éxito.
Cara al cliente
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Porque estando
comprometidos con el éxito de nuestros usuarios buscamos su satisfacción a
cualquier costo, es decir nuestro lema es: Clientes satisfechos a cualquier
costo.
Compromiso
Pues nos esforzamos a dar lo mejor de nosotros para
cumplir con lo que ofrecemos a nuestros clientes y empleados. Pues sabemos que
nuestras acciones tienen consecuencias en nuestro país.
Integridad
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Porque hacemos lo
correcto con nuestros productos; con nuestros clientes; nuestros empleados;
nuestra comunidad y para con nosotros mismos, teniendo el aprendizaje y la
honestidad como norte.
Efectividad
En Gálac Software
trabajamos y somos: accesibles, flexibles, prácticos y veloces, focalizamos en
lo que es importante mas en que lo interesante, urgente o de “moda”. Lo
perfecto es enemigo de lo “Sobresaliente”.
Familiaridad
Buscamos vivir en
nuestra oficina las relaciones de una familia sana, basadas en el respeto,
compañerismo, amor, sinceridad, tomándonos en cuenta y comprometidos con
atender a los demás.
ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE GALAC.
Seguridad del sistema de información
contable Galac
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El sistema contiene varias funcionalidades de seguridad, una de
ellas es permitir que cada uno de los usuarios del sistema tenga una clave
personal y un nivel de acceso definido según sus funciones. También permite
personalizar el acceso de los usuarios a las diferentes Empresas que se hayan definido
en el sistema. Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del
sistema.
Módulos del Sistemas o Software Galac
Software Gálac: Retenciones de
Impuestos Sobre la Renta (RET)
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Las tres dimensiones del programa
RET. En su dimensión diaria usted procesa los pagos y el programa le informará
si es procedente o no la Retención. Además el programa imprimirá un comprobante
de Retención que usted debe adicionar al pago como constancia del impuesto
retenido. En su dimensión mensual el programa formula e imprime la declaración
de impuesto retenido. La impresión la puede efectuar en borrador o directamente
sobre los formularios oficiales. En su dimensión anual el programa genera el
resumen de impuesto retenido (ARCV) y la Relación anual de acuerdo a los
instructivos vigentes.
Beneficios:
Ayudar a llevar con exactitud las
retenciones diarias, emitiendo fácilmente desde el computador declaraciones
mensuales y anuales. Además imprime las declaraciones directamente sobre
formularios oficiales
Características:
1. 1. Impresión de las planillas de Declaración y pago
tanto en borrador (hoja en blanco) como sobre la planilla oficial.
2. 2. Calcula las planillas de declaración redondeando
los céntimos a cero decimales, tal como lo establece el Código Orgánico
Tributario.
5. 3. Permite importar y exportar información de pagos y
proveedores.
Software Galac: Impuesto al Valor Agregado (IVA)
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Sistema para el control y cálculo del
Impuesto al Valor Agregado y Libros Auxiliares computarizados. Este novedoso
producto le permitirá reducir el tiempo de llevar al día el Impuesto al Valor
Agregado (IVA) o prestar el servicio a terceros. Mediante el uso de este
programa, usted llevará fácilmente los libros oficiales de Compras y Ventas y
así controlará eficientemente los créditos y débitos fiscales derivados de las
operaciones que efectúen su empresa o sus clientes.
Beneficios:
El sistema le ayuda a llevar al día
los libros de compras y ventas de acuerdo a la normativa vigente, las
retenciones de IVA y la declaración Informativa (para contribuyentes
especiales).
Efectivo para contribuyentes
Formales, Ordinarios y Especiales. Imprime las declaraciones directamente sobre
formularios oficiales.
Características:
1.Formula e imprime los Libros de Compras y Ventas con máxima
rapidez y exactitud.
2. Teclas de acceso
rápido para una carga de datos más expedita, al igual que en la versión DOS
3.Imprime la declaración en borrador o directamente sobre el
formulario oficial.
4. Importa datos de hojas de cálculo y otros programas (en archivos
de texto .txt).
5. Permite realizar respaldos programados
6. Incluye una gran variedad de informes mensuales o entre fechas.
Software Galac: Declaración electrónica de Rentas
(DER)
Es un sistema que aumentará su productividad en la formulación e impresión de sus
Declaraciones del Impuesto sobre la Renta. Con este novedoso sistema, usted
podrá obtener, con mayor velocidad, declaraciones sin errores de cálculo ni de
transcripción y validadas en función de los principios fundamentales de la
reglamentación vigente.
Beneficios:
Le
permite elaborar e imprimir, directamente sobre formularios oficiales y sin
errores de cálculos y escrituras, entre otras, las planillas Dpj-26, Dpn-25,
Epj-28, Epn-29, RAA-23, Forma 02. Recibe información del software Contabilidad
de Gálac Software.
Características:
1. Ahorra tiempo y esfuerzo al momento de formular e
imprimir sus declaraciones.
2. Elimina errores de cálculo y transcripción
3. Permite tener organizadas las declaraciones de sus
empresas y acceder a ellas rápidamente.
4.Trabaja para múltiples empresas tanto en
computadores individuales como en redes de computadoras.
6. Funciona para personas jurídicas y naturales
Software Galac: Ajustes por Inflación (AXI)
Sistema
para el cálculo de ajuste por inflación de acuerdo a lo establecido en la Ley.
Beneficios:
Este
sistema le ayuda a realizar de manera efectiva el ajuste para I.S.L.R de
acuerdo a la normativa vigente, además reexpresa los Estados Financieros
requeridos por Organismos Oficiales incluyendo el Estado de Ganancia o Pérdida
Monetaria, el Flujo de Efectivo y el Estado de Movimiento de Cuentas de
Patrimonio.
Le permite realizar su ajuste por inflación con la información
mínima. Funciona como un auxiliar independiente de su software de contabilidad.
Presenta los reajustes y re-expresiones de forma inmediata en su pantalla. Toda
la información está en línea en todo momento no requiere de ejecutar procesos
complejos para sacar sus reportes.
Características:
1. En su versión fiscal, el programa calcula el ajuste
por inflación de acuerdo a lo establecido en las Leyes y Reglamentos del
Impuesto Sobre la Renta vigentes y presenta los estados financieros reajustados
por efecto de la inflación.
2. En la versión Fiscal y Financiera calcula el ajuste
fiscal y la reexpresión de los estados financieros de acuerdo a las leyes y
reglamentos del ISLR y a la Declaración de Principios de Contabilidad aprobados
por la Federación de Contadores Públicos de Venezuela (DPC-10).
Además,
presenta diversos informes comparativos para evaluar el efecto de la inflación
sobre las empresas además de informes como la Ganancia o Pérdida Monetaria y el
Estado de Flujo de Efectivo.
Software Galac: Nomina
(NOM)
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Lleva
las nóminas de tantas compañías y de tantos trabajadores como lo requiera,
calcula utilidades, prestaciones sociales e intereses. Prepara la información
de su nómina y de su fideicomiso para ser entregada al banco de su preferencia.
Cuenta con facilidades para manejar préstamos, caja de ahorros y Régimen
Prestacional de Vivienda y Hábitat. Incluye el Auxiliar Laboral el cual calcula
e imprime liquidaciones de personal, vacaciones, utilidades, prestaciones,
intereses sobre prestaciones sociales e informes al Ministerio del Trabajo,
todo ello ajustado a la Ley y Reglamento vigentes.
Beneficios:
Genera, mediante la
creación de archivos planos, la información de la nómina, fideicomiso y aportes
al RPVH a los principales bancos del país.
Puede comenzar a
utilizarlo de inmediato ya que el programa incluye los conceptos más comunes
por la LOT de asignaciones y deducciones evitando que usted tenga que programar
engorrosas fórmulas.
Genera las nóminas para
el pago del programa de alimentación y la información para enviar a las
empresas más importantes del mercado proveedoras de estos servicios.
Calcula las utilidades,
vacaciones, liquidaciones, prestaciones e intereses.
Genera diversos y
variados informes de nómina, tanto resumidos como detallados.
Manejo de vacaciones,
reposos, préstamos personales, caja de ahorros, contratos colectivos y la
liquidación del I.V.S.S. por el Sistema SANE y TIUNA.
Características:
1. Sistema desarrollado para
el Sistema Operativo Windows
2.Soporta una base de datos
que permite el manejo de gran volumen de información.
3.Maneja distintos niveles
de seguridad de acceso por usuarios.
4. Además permite la
importación de datos de sistemas de control de asistencia desde archivos
planos.
5. Imprime en todo tipo de
impresoras, de puntos, láser e inyección de tinta.
6. Permite la utilización de
distintos dispositivos para el respaldo de su información.
Software Galac:
Administrativo (SAW)
Le
permite llevar la administración y la contabilidad haciendo énfasis en el
manejo de sus impuestos (Libros de Compras y Ventas, Declaraciones, Retenciones
de IVA y ISLR). Además lleva un control de sus inventarios, facturación y
cuentas por cobrar; pagos y cuentas por pagar y sus bancos.
Beneficios:
Es muy fácil de comenzar
a usar: porque permite incorporar los movimientos históricos de las cuentas por
cobrar y por pagar.
Facilita el cumplimiento
de sus obligaciones fiscales: porque genera los libros de Compras y Ventas.
Además en la factura usted puede indicarles a sus clientes el monto a retener
en el cumplimiento de la legislación vigente.
Rapidez y facilidad de
uso: porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en el
procesamiento de sus datos administrativos.
Características:
1. Módulo de Facturación sencillo y
rápido que permite el uso de pistola lectora de código de barras, permitiendo
generar su propio código de barra.
2.El programa incorpora los módulos de
Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza y Pagos.
3.
Es muy fácil de comenzar a usar,
porque permite incorporar los movimientos históricos de las cuentas por cobrar
y por pagar.
4.
Facilita el cumplimiento de sus
obligaciones fiscales, porque genera los Libros de Compra y Venta. Además posee
un manejo automático de los impuestos, tales como retenciones de IVA y de ISLR.
5.
Permite realizar respaldos en
cualquier unidad lógica
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Software Galac: Sistema
de Contabilidad (WINCONT)
Sistema Contabilidad de Galac Software es el
programa más completo para llevar la contabilidad con máxima rapidez y
exactitud.
Beneficios:
El sistema de contabilidad, le permite
formular asientos contables con gran facilidad. Se comunica con los programas
Gálac Software de Ajuste por Inflación, Declaración Electrónica e IVA, reduciendo
el esfuerzo y ganando tiempo y dinero.
Características:
Disponible en Windows.
Adaptado a los principios
de contabilidad general
Permite usar catálogos de
cuenta predefinidos o crearlos con código de hasta 20 dígitos.
Importa catálogos de
cuentas.
Importa comprobantes
contables.
Trabaja con múltiples
períodos contables simultáneamente.
Genera fácilmente el
comprobante de apertura, de cierre de inventario, de cierre de ejercicio (o
periodo contable), depreciación mensual o anual de activos fijos y reserva
legal.
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