Estructura del Sistema de Información Contable Galac en las Pymes

El Software Galac se maneja por módulos, y en este punto se está abordando el programa que maneja la parte contable la cual provee la información financiera, en tal sentido este modulo está estructurado por:

1 Entrada.

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Entrada al programa: Después de instalar el programa creó automáticamente un acceso directo del programa llamado Contabilidad, para ejecutar el programa haga doble clic.

A continuación obtendrá la pantalla de presentación del programa. Haga clic en el botón de continuar para entrar al programa. 

El programa le solicitará el Nombre del usuario y la Clave, coloque como nombre la palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad. 

Este término hace referencia a la presentación en pantalla de, los submenús correspondientes al menú en el que usted se encuentre posicionado

Crear compañías:

El primer paso para comenzar a trabajar con el programa “Contabilidad” es crear una empresa, para ello una vez que haya ingresado al programa vaya al menú Compañía y seleccione la opción Insertar y complete los datos que se piden a continuación, como se muestra en la siguiente imagen.

Datos Contables.

Código de compañía: el programa sugiere un código para identificar la compañía. Usted puede modificarlo en caso de ser diferente al que utiliza.

Nombre: introduzca la razón social (nombre) de la compañía. El programa permite un máximo de 50 caracteres.

N.Rif: indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones.

N.Nit: indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones.

Tipo de Contribuyente: escoja entre Persona Natural o Jurídica. 

Indique con el ratón haciendo <Clic> en el recuadro si:

                         

Usa costo de ventas

Usa Módulo de Activos Fijos

Usa Auxiliares

Usa Centros de Costos 

Pestaña Datos Generales

                         

Indique los datos generales que se indican en pantalla.

Dirección, Ciudad, Teléfonos, Estado, Zona Postal.

Una vez ingresados estos datos Haga clic en el botón Grabar, inmediatamente le serán solicitados los datos del primer período de la empresa. Estos datos darán la configuración necesaria para comenzar a trabajar con la empresa, haga clic en el botón aceptar, como lo muestra la figura a continuación.

En la pantalla a continuación indique los datos correspondientes a:

Fecha de Apertura del ejercicio - Período corto - Fecha de Cierre - Tipo de numeración de comprobantes contables.

En las pestañas inferiores podrá completar la información correspondiente a:

Datos Generales: Catálogo de cuentas contables (Utilizar alguno de los definidos por el programa o utilizar el propio) - Nivel para asientos - Nivel para impresión. Cierres de mes. Niveles de Cuentas. Cuentas de Informes. Figura

 · Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio. Además indique en el recuadro si el primer período es un período corto (es decir, que su duración es menor a 12 meses).

· Fecha de cierre: este campo será asignado automáticamente por el programa después de que usted indique la fecha del ejercicio contable de la compañía.

· Tipo de numeración: este campo se refiere a la forma en que usted numera los comprobantes contables de la compañía. El programa trae tres posibles tipos de numeración de comprobantes:

· Tipo-Mes-Número: en esta opción el sistema le permite clasificar u organizar los comprobantes contables por Tipo Comprobante, mes en que se registra y un número sugerido por el sistema. Los tipos de comprobantes pueden ser definidos por el usuario (Ver Personalización del Programa).

· Número Consecutivo: todos los comprobantes, sin importar el mes de registro serán enumerados consecutivamente, iniciándose con el número 1 en cualquier período contable.

·Mes-Número Consecutivo: es parecido al punto anterior, con la salvedad que los comprobantes son clasificados por mes y un número consecutivo. 

 Pestaña Datos Generales

Desea copiar el catálogo de una compañía ya existente: indique marcando en el recuadro si usted quiere utilizar el catálogo de otra compañía registrada previamente en el programa. En caso contrario usted deberá crear un catálogo de cuentas propio.

Si usted marcó esta opción entonces debe escoger la compañía de la cual copiará el catálogo. Escriba el nombre de la empresa o * y haga <Clic> en buscar para obtener la lista de empresas. Seleccione la deseada con Doble <Clic>

Cuentas con cero a la derecha: active esta opción, si desea utilizar en la codificación del catálogo contable ceros a la derecha. Esta forma de trabajar es usualmente utilizada en la administración pública.

Primer nivel para asientos: si indicó que no utilizará catálogo por defecto, indique después de incluir la estructura, el primer nivel que desea se defina para tener asientos o movimientos asociados.

Nivel para impresión: indique el primer nivel de detalle que se utilizará para la impresión de los informes.

Nota: Tiene que haber definido los niveles de las cuentas antes de escoger estas dos últimas opciones.

Pestaña Cierre de Mes

Si usted indicó que utiliza cierres mensuales, tendrá la posibilidad de no permitir ingresar, modificar o eliminar comprobantes en un mes ya cerrado. Valide las fechas asignadas por el programa.

Una vez ingresados todos los datos Haga Clic en el botón Grabar, para guardar toda la información recientemente ingresada.

Pestaña Niveles de Cuentas

Si usted desea crear un catálogo de cuentas propio debe indicar previamente que no utilizará catálogo por defecto y posteriormente incluir la estructura del catálogo de cuentas que desea utilizar, para que el programa de WinCont conozca la codificación para las distintas cuentas con las cuales trabajará, de la precisión de la codificación dependerá la precisión del código contable.

Es conveniente que, antes de continuar, usted revise la estructura de los catálogos de cuentas contables pre-definidos por el programa.

Especificar los niveles de cuenta contable significa indicar la estructura del código de cuentas que usted desea crear. La estructura de cuentas más simple suele dividir el código de cuentas en 4 niveles: Tipo, Mayor, Sub-Mayor y Auxiliar. 

Procesamiento

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

Insertar Cuentas Contables

Para ingresar cuentas en su catálogo, desde el <Menú Principal> seleccione el menú Cuenta --> Insertar, el programa le mostrará la siguiente pantalla

Código: escriba el código de la cuenta. Usted puede ingresar los números utilizando como separador el punto. 

Las cuentas contables deben cargarse en orden jerárquico, es decir, del nivel más general al más detallado. 

Debe ingresar primero la cuenta 1 (Activo) y después la 1.1 (Activo Circulante), etc.

Descripción: escriba el nombre de la cuenta contable.

Naturaleza: seleccione entre Debe y Haber, para indicar si la naturaleza de la cuenta incluida es deudora o acreedora. Esta información le permite al programa indicar el signo del saldo de la cuenta en los informes financieros.

Tiene Sub-cuenta: si la activa es que la cuenta tiene otro nivel, esto quiere decir, que la cuenta incluida es mayor en orden jerárquico. 

Comprobantes Contables.

Antes de comenzar Los comprobantes contables permiten registrar las transacciones comerciales de la empresa, y estos contienen los asientos contables derivados de sus actividades cotidianas. El programa también maneja el comprobante de apertura, comprobante de cierre, comprobantes de activo fijo (son los comprobantes que se generan al adquirir, retirar o depreciar un activo).

Para insertar los comprobantes o asientos diarios, asegúrese de que esta en el <Menú Principal> (si no está, vaya al módulos Menús Comprobantes/ Cuentas / Balances / Informes / Período / Cerrar Período) y luego allí acceda al menú Comprobantes Insertar.

Para cada asiento del comprobante debe indicar los siguientes datos:

                         

Cuenta: indique la cuenta contable a utilizar. Puede utilizar los mecanismos de ayuda, como por ejemplo: al colocar el carácter <*> y presionar <INTRO> el programa le mostrará todas las cuentas del catálogo contable.

Fecha: si la fecha del comprobante contable no corresponde con la fecha del asiento usted puede indicarla.

Referencia.: escriba el número de referencia para el asiento. Este número será el que soporte al asiento, por ejemplo, si el asiento corresponde a un crédito a bancos por un cheque, el número de referencia sería el número del cheque. Este campo puede ser activado o desactivado por parámetros generales.

Auxiliar: si la cuenta contable está definida que maneja auxiliares, coloque el código del auxiliar asociado a la cuenta contable.

C.C.: coloque el signo de <*> o coloque el código del centro de costo asociado al asiento contable.

Descripción: indique la descripción del asiento contable. Si usted indicó en los parámetros de comprobante que la descripción del asiento sea la misma del comprobante contable el programa se la colocará automáticamente. Si no, coloque la descripción. (Ver parámetros del sistema)

Debe / Haber: indique el monto de la línea del asiento, donde corresponda.